Projeto Modernizando a Administração Pública
O Projeto “Modernizando a Administração Pública” pode ser sintetizado pela seguinte frase: Fazer mais pelo município, gastando o menos possível e da melhor forma possível.
Fazer bom uso dos recursos municipais arrecadados pressupõe que gastos tenham sido definidos de forma adequada e bem planejada, com uma correta escolha de prioridades, e que as alternativas para o gasto foram estudadas e, dentre elas, foi escolhida a mais vantajosa que refletirá como a mais adequada à municipalidade.
Nessa visão, a Prefeitura do Município de São Paulo conduz o Projeto “Modernizando a Administração Pública”, que visa trazer nova visão gerencial a procedimentos e processos, através de metodologias já consagradas no ramo da administração.
O Projeto é o esforço da Prefeitura em parceria com o MBC - Movimento por um Brasil Competitivo, entidade criada e mantida por empresas da iniciativa privada que têm interesse na melhoria dos procedimentos governamentais como forma de melhorar o ambiente de negócios e, por conseqüência, trazer melhorias econômico-financeiras para o país.
O MBC contratou, totalmente a suas expensas sem nenhum gasto por parte da Prefeitura, o Instituto de Desenvolvimento Gerencial (INDG), consultoria com grande experiência em gestão empresarial.
O projeto está na sua segunda fase, sendo que a primeira, trouxe R$ 122 milhões de economia qualitativa à Prefeitura.
A primeira fase:
Para o atendimento ao objetivo prático, o Projeto foi dividido em três frentes de atuação:
Redução de Despesas
A frente de Redução de despesas visa tornar o gasto eficiente. Ou seja, após análise de família de gastos, sintetizar e propor melhores práticas e ações que tragam redução no valor liquidado final e/ou ainda aumento do benefício.
O conceito do projeto pode ser visualizado com o que ocorreu no Programa Leve Leite. Através de uma nova metodologia de licitação que consistiu na divisão de lotes de entrega, obteve-se aumento do número de interessados em participar do processo. E, ao se somar a isso, a adoção da modalidade do tipo pregão presencial, obteve-se significativa redução do valor pago pelo litro de leite da ordem de 40% do que vinha sendo pago pela administração anterior.
Essa redução de custo permitiu que o Prefeito José Serra determinasse que o leite que era entregue nove vezes por ano aos estudantes, passasse a ser entregue mensalmente, isto é, inclusive nas férias escolares da rede de ensino municipal, com um gasto ainda menor do que antes.
As análises da frente de Redução de Despesas foram feitas em um escopo de diferentes gastos que totalizavam R$ 1,150 bilhões, com objetivo de localizar oportunidades de redução de despesas no total de R$ 115 milhões.
Para tanto os gastos foram divididos em seis grandes famílias:
Alimentos
Material de Consumo
Conservação, Limpeza e Vigilância
Água, Luz, Telefonia e Correios
Frota
Locação de Imóveis e Equipamentos
As análises foram feitas buscando os gastos em todos os órgãos municipais, em todas essas famílias.
Paralelamente, realizava-se outra ação: a verificação de todos os gastos dentro de alguns órgãos municipais. Desta forma, foram escolhidas três unidades da Prefeitura para estudo piloto:
Secretaria da Cultura
Sub Prefeitura de São Matheus
Sub Prefeitura de Itaquera
Também foram escolhidas por suas particularidades as Autarquias de Saúde, cujos gastos nos seis itens citados acima passaram por análises específicas.
O andamento do Projeto se dá da seguinte forma: após as análises dos gastos e de como ocorreram (médias, métodos, estudos comparativos), gerar-se um plano de ação específico para cada família.
Esse plano de ação é o conjunto de atividades que, uma vez executadas, levam à redução de despesas esperada.
O patamar de redução de despesas é uma meta fixada a partir de estudo referendado por técnico da Prefeitura destacado para esse trabalho. Alias, todo esse estudo é apoiado em três pilares: a metodologia do INDG, o conhecimento dos servidores da Prefeitura, e a liderança dos responsáveis pelo andamento.
As equipes da frente de Redução de Despesas do INDG e da Prefeitura desenvolveram os trabalhos tendo como base os gastos da Secretaria Municipal de Gestão, que foi a unidade incubadora da primeira fase do processo que foi a da análise dos dados e estudos de formação dos planos de ação.
Um dos pontos fundamentais do Projeto consiste em repassar, para toda a Prefeitura, os estudos, metodologias e as metas a serem alcançadas.
Mais de 2000 servidores foram treinados na metodologia e formam a rede do projeto, onde a Secretaria de Gestão é o elo central.
Todas as unidades administrativas foram capacitadas para atuar no Projeto e estão aptas a desenvolver as ações de economia qualitativa.
Com apoio técnico in loco de consultores do INDG, a Secretaria de Gestão - através de sua Coordenadoria de Gestão de Bens e Serviços – forneceu-se apoio a todos os órgãos municipais. Hoje o acompanhamento, após a internalização da metodologia é feito com os gestores locais e centrais da Prefeitura.
Com este objetivo, a SMG destacou seis gestores específicos para cada família de gastos e que realizarão a análise gerencial horizontal do processo.
Assim, a SMG se posiciona como unidade central de apoio aos trabalhos e unidade disseminadora de normas e políticas de gestão de serviços e suprimentos, e de atas de registro de preços, além de ser gestor central de contratos centralizados da primeira fase do projeto, que tem bons resultados quantitativos e qualitativos para mostrar.
A Segunda Fase:
A segunda fase do projeto trabalha despesas específicas de três Secretarias Municipais: Educação, Saúde e Coordenação das Subprefeituras, além do fico em gestão de contratos para toda a Prefeitura.
Mantendo o foco da primeira fase onde buscou-se trabalhar o conceito de melhor uso do recurso público em despesas consideradas comuns, a segunda fase visa otimizar os recursos de ações específicas nas secretarias citadas.
Produtividade, renegociação de preços, uso de indicadores, bonificação para economias realizadas, redesenho de modelos são exemplos das formas de ação trabalhadas com as Secretarias, que têm gerentes internos responsáveis pelas ações internas.
A questão de gerenciamento de contratos baseia-se nas ações gerenciais que devem ser tomadas após a sistematização de todos os contratos da Prefeitura, em sistema mantido pela Secretaria de Finanças.
Maiores Informações:
Projeto Modernizando a Administração Pública
Iniciativa: Prefeitura de São Paulo
Coordenação: Secretaria Municipal de Governo
- Material sobre o Projeto *
(Apresentação feita em 27/28 de julho para os CAFs da Prefeitura)
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